Procedure: Betalingen innen via domiciliëring

Volg onderstaande stappen om betalingen via domiciliëring in te stellen:

1. Schuldeisergegevens invullen

• Klik onder de module Financieel op schuldeisers. Hier zie je een overzicht van alle schuldeisers.
• Klik op nieuwe schuldeiser om een nieuwe schuldeiser toe te voegen.
• Vul de verplichte velden in:
  • Opvanglocatiegroep, Naam, Schuldeisernummer, Adresgegevens, Ondernemingsnummer, IBAN, BIC.
• Klik op opslaan om de gegevens te bewaren

2. Schuldeiser koppelen aan een opvanglocatie

• Open de bewerkpagina van een opvanglocatie
• In de bewerkpagina vind je onder de tab financieel een sectie Domiciliëringen.
• Duid de schuldeiser voor de locatie aan. Enkel een schuldeiser die werd aangemaakt voor de groep waartoe de locatie behoort, kan gekozen worden.

3. Mandaat aanmaken bij een debiteur

Het is aanbevolen om eerst de bankgegevens van de debiteur in te vullen. Hierdoor worden deze automatisch overgenomen in het mandaat en verschijnen ze ook ingevuld op de gegenereerde PDF.

• Ga naar de persoonsfice van een debiteur en klik in het actiemenu op Sepa-mandaten.
• In het scherm Sepa-mandaten:
  • Selecteer de schuldesier
  • Klik op nieuw mandaat en bevestig dat je een nieuw mandaat wil aanmaken

4. Mandaat laten invullen en ondertekenen

Bij reeds bestaande mandaten kun je deze stap overslaan en direct doorgaan naar stap 5 om het mandaat te activeren

• Het aangemaakte mandaat staat nu in de lijst van mandaten
• Klik op de mandaat referentie code om het mandaat als PDF te openen
• Print of mail het document en laat het invullen en ondertekenen door de debiteur
  
  

Belangrijk: Als de bankgegevens niet zijn ingevuld bij de debiteur, moet de persoon deze zelf invullen op het mandaat.

5. Mandaat activeren

• Ga naar het overzicht van sepa mandaten van de gewenste debiteur
• Klik op het bewerk-icoontje van het mandaat
• upload het ondertekende mandaat
• Pas volgende gegevens aan als je een bestaand mandaat upload:
  • Mandaatnummer
  • Datum eerste gebruik
• Vink actief aan en klik op opslaan om het mandaat te activeren

Om een mandaat te kunnen activeren moeten de bankgegevens ingevuld zijn bij de persoon. Als dit in een vorige stap niet gebeurde dien je de persoonsgegevens aan te vullen met de gegevens die de persoon op het mandaat heeft ingevuld

6. Facturen genereren

Maak je facturen op volgens de gewoonlijke procedure

7. Domiciliëringen aanmaken

8. Sepa-bestand downloaden

Voer de taak Sepa-bestand downloaden uit.

Wat met het Sepa-bestand?

Dit bestand moet je aanleveren bij de bank om de domiciliëringen te laten uitvoeren. Informeer bij je bank hoe je het bestand kunt indienen en wat de vereisten zijn.