Handleiding: Formulieren - Backoffice

Met deze module kunt u alle wijzigingsaanvragen van ouders bekijken en behandelen. Er zijn drie types formulieren beschikbaar:

• Avondopvang
• Extra dagen
• Vakantiedagen

Er is nog een vierde type formulier in ontwikkeling waarvoor structurele wijzigingen aan de applicatie nodig zijn om dit formulier ter beschikking te kunnen stellen

• Aanwezigheden voor variabel opvangplan

Beschrijving van Formulieren

1. Avondopvang
   Formulier voor het aanvragen van avondopvang op dagen waarop al opvang is voorzien.
   
   

2. Extra Dagen
   Formulier voor het aanvragen van extra opvangdagen binnen een vast opvangplan.
   Bijvoorbeeld: Als een kind standaard drie dagen per week komt, kunnen de resterende twee dagen via dit formulier worden aangevraagd.
   
   

3. Vakantiedagen
   Formulier voor het aanvragen van opvang tijdens vakantiedagen waarop normaal opvang wordt voorzien.
   
   

Activatie van Formulieren

Formulieren worden per locatie geactiveerd door een medewerker van Tactics. Elke locatie kan dus bepalen welke formulieren beschikbaar worden gesteld voor ouders.

Configuratie van Formulieren

Nadat een formulier is geactiveerd, kan het per locatie verder worden geconfigureerd. Op het dashboard van een kinderdagverblijf is er in het actiemenu een link “Beheer formulieren” beschikbaar.

Let op: Een formulier dat wel is geactiveerd maar niet is geconfigureerd, blijft onzichtbaar voor de ouder.

Gemeenschappelijke Configuratieopties

1. Vanaf (aantal dagen in de toekomst)
   Dit bepaalt hoe ver op voorhand de ouder een formulier minstens moet indienen.
   Bijvoorbeeld: 7 dagen – een ouder moet het formulier minimaal een week op voorhand indienen.
   
   

2. Tot (aantal dagen in de toekomst)
   Dit bepaalt hoe ver op voorhand een ouder maximaal een formulier kan indienen.
   Bijvoorbeeld: 30 dagen – een ouder kan een wijziging tot maximaal een maand op voorhand aanvragen.
   
   

In bovenstaand voorbeeld heeft een ouder een periode van 23 dagen waarin wijzigingen aangevraagd kunnen worden.

Specifieke Configuraties per Formulier

• Avondopvang

  • Einduur: Tot hoe laat ouders avondopvang kunnen aanvragen.
    
    

• Extra Dagen

  • Goedkeuring vereist: Geeft aan of het formulier handmatig goedgekeurd moet worden in de backend.
    
    

• Vakantiedagen

  • Goedkeuring vereist: Geeft aan of het formulier handmatig goedgekeurd moet worden in de backend.
  • Vakantie telt mee voor respijtdagen:
    • Ja: Goedgekeurde vakantiedagen worden aangerekend als respijtdagen.
    • Nee: Goedgekeurde vakantiedagen tellen niet als respijtdagen.
      
      

• Aanwezigheden

  • Goedkeuring vereist: Geeft aan of het formulier handmatig goedgekeurd moet worden in de backend.
  • Einduur: Tot hoe laat ouders de aanwezigheid kunnen aanvragen.
    
    

Formulieren Indienen

Het indienen van formulieren gebeurt uitsluitend via de frontend. Voor instructies hierover, zie de sectie over formulieren in de frontend-handleiding.

Formulieren Verwerken

Gebruik de filters om door de lijst van ingediende formulieren te navigeren.

• Klik op een formulierlink in de lijst om de aanvraag te verwerken.
  
  
• Bij het verwerken ziet u alle details van het formulier en de gevraagde wijzigingen, inclusief een prognose van de impact op de planning.
  

U heeft de volgende opties:

• Volledig goedkeuren (Voorstel reserveren)
• Deels goedkeuren (Deels reserveren) – bepaalde dagen of tijden kunnen uitgesloten worden door vinkjes uit te zetten.
• Aanvraag weigeren

Deels Reserveren of Aanvraag Weigeren

Bij gedeeltelijke goedkeuring of weigering verschijnt een pop-up waarin u een reden kunt opgeven:

• U kunt een algemene reden voor weigering opgeven (van toepassing op alle dagen), of
  
  
• Een specifieke reden per dag invoeren (bijvoorbeeld: geen avondopvang op Kerstmis en een andere aangevraagde dag past niet binnen de planning).
  
  

Vakantieopvang

Bij het verwerken van aanvragen voor vakantieopvang wordt automatisch de geconfigureerde instelling voor “Vakantie telt mee als respijtdagen” toegepast. Deze instelling kan echter in overleg met de ouder worden aangepast.
Bijvoorbeeld: Bij afwezigheid vanwege een dwingende reden kan een uitzondering worden gemaakt.