De webinar van 28 november 2023 over de nieuwe Toddle en de wijzigingen aan aanwezigheidsregistraties.

Webinar

Deel 1 - Backend

Deel 2 - Toddle

Vragen

Komt er bij de nieuwe release ook een update van de online handleiding?

- Trixie Sarens

Zal je ook zien welke kinderen normaal verwacht worden maar bvb. lieten weten dat ze die dag niet zouden gaan komen. (Aanwezigheden scherm)

- Steven Philippe

 Beantwoord

Ja, dit was op het moment van de Demo nog in ontwikkeling. Je zal via een aparte actie kunnen aanduiden dat het Kind afwezig zal zijn. 

Deze dag zal dan op voorhand als afgerond beschouwd worden en het kind zal de dag zelf in Toddle onder de rode bol verschijnen.

Kan je nog steeds opmerkingen toevoegen in de dagelijkse aanwezigheid?

- Sara Jamart

Verder te bespreken

Momenteel is dit niet voorzien in de huidige opzet. Als hier echter nood aan is kunnen we dit bekijken om dit in de toekomst terug toe te voegen.

Kan je bepaalde kolommen nog verbergen (bv. status inschrijving, leefgroep) om je tabel werkbaarder te maken? En is er nog de mogelijkheid om met scrollbar te werken (als je veel extra producten hebt of veel kinderen) is dat wel handig

- Greet Poelvoorde

 Beantwoord  

Het is belangrijk om alle informatie in de tabel zichtbaar te hebben sinds deze zaken allemaal afhankelijk zijn van elkaar.

- Je kan geen registraties doen op een voorstel

- Je kan geen product toevoegen op een dag zonder registraties

- Je kan geen aanwezigheid invoeren zonder een planning

Daarom is er voor gekozen om alle kolommen steeds zichtbaar te maken zodat er geen crusiale informatie onzichtbaar is en zo voorkomen we ook fouten in ingave.

Verder hebben we er voor gezorgd dat er enkel meerdere in en uit uren zichtbaar zijn als dit relevant is. De kolommen van het opvangproduct zijn ook samengevoegd in 1 kolom. Dit zorgt ervoor dat tabel werkbaarder wordt.

Kinderen met een variabel opvangplan zijn op dit ogenblik niet ingepland in de TODDLE. We gebruiken hiervoor de filter "toon ook de ongeplande kinderen". Reden waarom ze niet ingepland staan: we wachten nog op de activatie van het formulier "aanwezigheden". Dit zijn dan voorlopig kinderen met een "foutieve planning". Kunnen we die toch, net als we nu doen, inchecken en uitchecken?

- Daniëlla Vanhaverbeke

 Beantwoord  

De filter ongeplande kinderen is zoals in de demo getoond (blauwe bol) in de nieuwe versie van Toddle nog steeds beschikbaar. Hier komen de kinderen in die op die dag geen planning hebben maar wel gelinkt zijn aan uw verblijf.

De kinderen binnen een variable opvangplan zijn geen kinderen met een foutieve planning, maar zijn gewoon kinderen die niet gepland zijn*.

U kan dan op het moment dat de kinderen binnenkomen deze gewoon inplannen en inchecken. Zo wordt deze dag een manueel geplande dag.

Uiteraard kan dit ook op voorhand in de Backend gedaan worden door deze dagen op voorhand in te plannen. Het formulier "aanwezigheden" waarover u spreekt zal in een latere fase beschikbaar komen en willen we na verloop van tijd ook aanbieden in de Toddle for Parents. Zoals eerder besproken moeten er eerst rond variabele opvangplannen nog enkele structurele aanpassingen gebeuren in de Backend.

* Als u werkt met lege loopbanen voor variable opvangplannen. Een andere werkwijze is deze volledig in plannen. Dan zal het omgekeerde gebeuren en het kind dus elke dag als verwacht staan.

Kan je op de status drukken om zo te sorteren wie aanwezig/niet aanwezig is?

- Sara Jamart

 Beantwoord  

In Toddle kan je de snelle filters gebruiken om een overzicht te hebben van de kinderen die aanwezig zijn.

Voor de Backend is hier momenteel niets voor voorzien en blijft de werking zoals voordien.

Aanwezigheden per dag: vroeger zag je in de laatste kolom de status van de respijtdagen; Dat zie ik er niet meer in staan nu. Ik vermoed dat dat wel handig is.

- Greet Poelvoorde

 Verder te bespreken 

Dit word nu gebruikt om manueel zelf de status te kunnen aanduiden van een dag. Echter is dit eigenlijk niet nodig, de status kan altijd berekend worden op basis van het product of de uurregistraties ten opzichte van de planning. Vandaar dat deze kollom niet meer zichtbaar is.

Er zijn ook enkele onderliggende problemen met deze hier te tonen. Namelijk je zit altijd met een fictief getal dat ook steeds bij elke aanpassing van eender welke dag moet aanpassen. Om dit te kunnen doen moeten we een hele rework doen aan de opzet van het aanwezighedenscherm. Momenteel hebben we enkel binnen de huidige opzet verbeteringen kunnen aanbrengen om de tijdsduur van het traject niet nog te verlengen.

Soms blijft er wel een kind slapen in de opvang (bij onthaalouder thuis), kan dit dan niet meer

- Jolien Dries     

 Beantwoord na extra info  
`

TACTICS : 

Onze vraag hier is vooral hoe doen jullie in de huidige software versie deze registraties nu.

Op zich lijkt het ons vrij simpel, stel een kind blijft de nacht van maandag 01/12 tot dinsdag 02/12 bij de onthaalouder. Dan dient u een check in te doen op maandag van het aankomst uur tot 23u59. En dan dinsdag van 00u00 tot het uur van afhalen.

Voor beide dagen zal dan het correct opvang product aangerekend worden.

Jolien : 

Momenteel doen wij het op dezelfde manier als u zelf voorstelt. U legde uit dat kindjes altijd gepland moeten zijn vooral ze ingecheckt kunnen worden.

Moet er dan wel eerst een plan opgemaakt worden vooraleer dit uitzonderlijk gebeurd ?

TACTICS : 

Het klopt dat de kindjes altijd gepland moeten zijn maar dit kan eenvoudig via de Toddle op de moment zelf.

Of wel is een planning deel van een loopbaan (bv; kindje komt elke week dinsdag en vrijdag). Een loopbaan word op voorhand bepaald en uitgerolt over heel het kindje zijn opvangperiode. Alle structurele plannings wijzigingen dienen hier te gebeuren en kan je enkel in de backend doen.

Dus in dit geval zou het kindje ELKE week van dinsdag op woensdag blijven slapen zou je in de loopbaan 2 dagen inplannen.

1 op dinsdag van .... tot 23:59 en 1 op woensdag van 00:00 tot ... . 

Of wel is een planning manueel / eenmalig (bv; kindje komt deze week ook op woensdag). Er moet altijd een planning zijn maar u kan dus eenvoudig een manuele planning aanmaken vanuit Toddle of vanuit de backend.

Een manuele planning kan op de dag zelf gemaakt worden of op voorhand (als je al weet dat het kindje volgende week woensdag gaat komen, kan je dit er al in zetten).

Dus in dit geval zou het kindje EENMALIG van dinsdag op woensdag blijven slapen zou je op voorhand of op de dag zelf een manuele planning maken.

1 op dinsdag van .... tot 23:59 en 1 op woensdag van 00:00 tot ... .

Een combinatie van de 2 kan ook voorvallen, stel het kindje kom via zijn loopbaan altijd op dinsdag van 9u tot 18u. Maar deze week zal het kindje die dinsdag blijven slapen.

Dan past u voor u registraties doet de planning van die dinsdag aan naar 9u tot 23u59. Deze dag zal een manuele dag worden in plaats van een loopbaan dag.

En vervolgend voegt u op woendag nog een planning toe van 00:00 tot 09u (het moment dat de ouder het kindje zal komen halen).

Dit gaat even wennen zijn maar gaat zichzelf uitwijzen als jullie hiermee werken, het komt er gewoon op neer dat je een standaard planning hebt en dat alles dat daarvan afwijkt steeds op de moment zelf nog kan aangepast worden. 

Waardoor de onthaalouder haar planning beter kan beheren. Alle kindjes die aan de onthaalouder gekoppeld zijn komen steeds in de blauwe bol te staan indien ze die dag niet verwacht zijn en kunnen vandaar steeds ingepland worden.

Ik stel ook voor om bij twijfel van de correcte werkwijze zeker in het begin ons te bevragen via het support kanaal zodat we jullie kunnen begeleiden om de overgang zo vlot mogelijk te maken.

Is het ook mogelijk om de som te zien van de kinderen die zijn ingecheckt, per leefgroep of op niveau kinderdagverblijf?

- Daniëlla Vanhaverbeke

 Beantwoord  

In Toddle ziet u in de snelle filters het aantal kinderen dat onder deze filter valt. Zo kan u dus zien hoeveel kinderen er momenteel aanwezig zijn.

In de Backend is dit momenteel niet voorzien, echter zullen we de komende weken wel bekijken of het mogelijk is dit daar ook toe te voegen. 

Momenteel hebben we enkel binnen de huidige opzet verbeteringen kunnen aanbrengen om de tijdsduur van het traject niet nog te verlengen.

Voor de kindfiche: inspectie vraagt dat er geen lege velden zijn en dat de informatie regelmatig wordt nagegaan. Dit brengt veel administratie met zich mee. Is het mogelijk om hier een functie te ontwikkelen die ons hier in helpt? Is het mogelijk om de kindfiches downloadbaar te maken op een manier dat het in een database geladen kan worden. Momenteel geeft het rapport een moeilijk werkbare excel.

- Filip Calders

 Verder te bespreken 

Dit is zeker mogelijk, het is echter belangrijk om even in detail na te gaan wat de inspectie juist verwacht. 

Verder is het ook mogelijk om bv de laatste update datum bij te houden en weer te geven. Dit zou samen kunnen werken met de Toddle for Parents app waar we dan om de zoveel tijd de ouder zouden kunnen bevragen om te bevestigen of de gegevens nog kloppen en indien nodig aan te vullen.

Zo kunnen we zeker zijn van dossiers die up-to-date zijn en kan de ouder dit aanvullen zonder dat jullie dit individueel per kindje moeten bijvullen.

Verder zouden we in de Backend ook een eenvoudige manier kunnen voorzien om de dossiergegevens van alle kinderen of een individueel kind in CSV formaat uit de applicatie te halen.

Dit zijn echter wel zaken die extra ontwikkeld moeten worden en waarvoor extra overleg nodig is.

Heb je ook een knop van tijdig verwittigd zodat je status op wettig afwezig komt?

- Sara Jamart

 Beantwoord  

Ja, dit was op het moment van de Demo nog in ontwikkeling. Je zal via een aparte actie kunnen aanduiden dat het Kind afwezig zal zijn. 

Deze dag zal dan op voorhand als afgerond beschouwd worden en het kind zal de dag zelf in Toddle onder de rode bol verschijnen.

Komt er een foutmelding als de opvanguren volgens de planning fel afwijken op de werkelijke opvanguren?

- Sara Jamart

 Beantwoord 

Nee, want dit is geen fout. Het is perfect mogelijk dat de planning door omstandigheden niet gevolgd werd. Bovendien is een afwijking voor elk verblijf anders. Voor verblijf X kan een afwijking van 3 uur normaal zijn, voor verblijf Y niet.

Het is dan ook aan de verblijven zelf of de leidinggevende om hun ingegave te controleren en te bevestigen. Dit is momenteel ook zo in de huidig werking.

Het zou ook handig zijn, mocht de mogelijkheid er zijn om voor 1 dag voor alle afwezige kinderen een uitzondering toe te voegen. Bv. een opvang sluit een leefgroep omwille van personeelstekort. Kinderen zijn afwezig omwille van overmacht. Het zou heel tijdsbesparend zijn als je dat dan niet per kind moet ingeven, maar het voor alle afwezige kinderen van die leefgroep in 1 keer kan ingeven. Hetzelfde voor 1 kind voor hele maand (bv. hele maand gehospiltaliseerd)

- Greet Poelvoorde

  Beantwoord 

We nemen deze opmerking mee in verdere verbeteringen aan de Backend. Eigenlijk gaat dit om elke individuele actie ook in bulk te voorzien in de actie knoppen.

Dit zijn zaken die momenteel niet voorzien zijn (ook niet in de huidige opzet), maar die we graag stelselmatig toevoegen om jullie werk te vergemakkelijken.

Volgens mij staat er nog een foutje bij de actie 'afwezigheden registreren': Er staat dat de dag als onwettig afwezig zal ingevuld worden. Maar het kan toch ook wettig afwezig zijn als er nog voldoende respijtdagen zijn.

- Greet Poelvoorde

 Beantwoord  

Dit klopt, de teksten krijgen nog een review om de actie zo duidelijk mogelijk te verwoorden. Suggesties omtrent de verwoording zijn altijd welkom en kunnen we verder mee opnemen in de test sessie.

Kan je bij status 'onwettig afwezig' automatisch een kost toevoegen? Ik denk dat dit voor veel locaties zo is.

- Jolien Verplancke

 Beantwoord  

Nee dit is momenteel niet zo en is ook niet voorzien in de nieuwe ontwikkelingen. 

In later fase willen hier verder naar kijken wat de beste oplossing is om kosten aan te rekenen op onwettige afwezigheden die afwijken van de productprijzen.

Het is momenteel wel mogelijk om automatisch een opvangproduct aan te rekenen bij bepaalde statussen.

Dien je de lijst met kinderen steeds uit te klappen in het scherm met het maandoverzicht? ? Nu staan er pijltjes links en rechts van de naam wat nodig is voor een vlotte verwerking van de gegevens.

- Geertrui  Gysen

 Beantwoord    

Momenteel zijn er geen pijltjes voorzien omdat je ons inziens bewust selecteert welk kind je wil verwerken. Het is echter relatief eenvoudig om vorige en volgende pijltjes toe te voegen en als dit voor jullie een meerwaarde is, kunnen we dit doen.

Kan je op aanwezghedenscherm kind nog zien als een kind zindelijk is en de ouders dus geen (forfaitaire kost voor de) luiers van de opvang meer moeten betalen

- Greet Poelvoorde

 Meer info nodig 

Deze vraag kon momenteel niet beantwoord worden er is meer info opgevraagd bij de persoon die de vraag gesteld heeft. Nadien zal het antwoord aangevuld worden.

Worden de respijtdagen zichtbaar vermeld op maand en dagoverzicht?

- Kristien Brosens

  Beantwoord   

Eigenlijk zijn volgens onze visie respijtdagen en statussen niet relevant op deze pagina's. In een ideale situatie worden zowel de respijtdagen als statussen pas toegekend op moment van facturatie of bevestiging van de aanwezigheden. 

Het is momenteel zo dat als er een aanwezigheid of afwezigheid wordt geregistreerd deze leidt tot een correcte status en bijgevolg ook het al dan niet toepassen van een respijtdag.

We begrijpen echter dat we met een software product zitten dat historisch zo gegroeid is en dat het als tussentijdse oplossing vermoedelijk nodig zal zijn om deze ergens te tonen. 

We bekijken dan ook nog verder waar we dit best doen.

Momenteel worden de forfaitaire kosten voor oa pampers automatisch aangerekend ifv aantal aanwezigheden. Begrijp ik het goed dat we dit nu zelf manueel moeten inbrengen onder het luikje 'producten'?

- Monika Zivkovic

 Beantwoord 

Nee dit klopt niet, dit blijft hetzelfde als voorheen. Je hebt 2 mogelijkheden om om te gaan met luierkost.

Ofwel reken je een vaste forfaitaire kost aan voor pampers per opvangblok en heb je geen los product pampers.

Ofwel defineer je een extra product pamper die per stuk aangerekend worden.

Aan deze logica is niets veranderd en dit zal dus gewoon als voordien blijven werken.

Is het ook perfect mogelijk om met een combinatie van beide te werken.

Is er nog de mogelijkheid om meerdere uren in te geven? Bijvoorbeeld een kindje dat doorheen de dag naar consultatiebureau, .. moet gaan?

- Yannick Meys

 Beantwoord 

Ja er is een mogelijkheid tot 4 "in" en "uit" uren in te geven. In de Backend zal het aantal kolommen rekening houden met de maximale ingave van ofwel de planning ofwel de aanwezigheid.

Concreet wil dit zeggen dat als er 2 "in" en "uit" uren geregistreerd zijn dan zullen er 2 kolommen komen, zijn er 3 "in" en "uit" uren geregistreerd 3 kolommen enzo verder.

Hetzelfde geld voor de planningskolommen.

Bij een wijziging die je zelf uitvoert maar voor aanwezigheden in het verleden moet je zogezegd opnieuw factureren. Ik dat ook zo als dit enkel effect heeft op respijtdagen?

- Stefan Bourgeois

 Beantwoord  

In theorie moet je dit steeds doen, de respijtdagen worden op moment van facturatie gefinaliseerd want dat pas zijn ze eigenlijk echt opgebruikt. In praktijk gaat dit weinig verschil maken want er gaat geen nieuwe factuur opgemaakt worden als het bedrag niet verschilt.

Kan de planning bij variabele opvangplannen nog ingegeven worden nadat de effectieve aankomst- en vertrekuren werden geregistreerd ? Momenteel gebeurd dit voor ons namelijk gelijktijdig

- Monika Zivkovic

 Beantwoord 

Nee dit is niet meer mogelijk achteraf. Wel op de moment zelf van registratie.

Concreet wil dit zeggen dat als een kind met een variabel opvangplan aankomt om 9u00 op de creche deze in de blauwe bol zal staan. Vervolgens geeft de medewerker de planning in van 9u00 tot .. (bevraagd ouder wanneer kind opgehaald zal worden) en registreert de check in.

Dus u kan ofwel op voorhand, ofwel op het moment zelf een kind inplannen. Achteraf iemand in plannen is niet mogelijk.

Heeft de loopbaan manueel aanpassen gevolgen voor de RSZ voor onthaalouders? Als je een hele dag manueel aanpast naar een halve dag heeft dit dan gevolgen voor hun berekening van de referteplannen?

- Trixie Sarens

 Meer info nodig 

Deze vraag kon momenteel niet beantwoord worden er is meer info opgevraagd bij de persoon die de vraag gesteld heeft. Nadien zal het antwoord aangevuld worden.

Is het mogelijk om in het aanwezigheidsscherm de kolommen naar links te scrollen zonder dat je helemaal naar onder moet gaan zodat je makkelijk de rechtse kolommen zichtbaar kan maken voor de kindjes die bovenaan de (lange) aanwezigheidslijst staan.

- Steven Philippe

 Beantwoord 

Ja, de tabel is meteen scrollbaar met een trackpad. Met een muis moet je inderdaad eerst naar beneden scrollen omdat niet elke muis horizontale scroll ondersteunt. Hier kunnen wij niets aan doen, dit is een technische beperking.

Wat we wel kunnen doen, is de tabel een maximale hoogte geven waardoor de scrollbar onderaan steeds zichtbaar blijft.

kan er geen standaard check-list staan ivm de toestemming beeldmateriaal? Ik zie in het voorbeeld alles apart getypt in de opmerking bij het kind. Dit is voor ons te tijdsrovend.

- Jolien Dries

 Verder te bespreken 

De reden waarom dit in het voorbeeld in een apart opmerkingen veld staat is omdat onze klanten dit momenteel zo gebruiken. Wij zijn zeker voorstander om hier ook meer structuur in te brengen. Enkel komt hier veel bij kijken. 

- De ouders moeten dan ook zelf hun voorkeuren kunnen beheren.

- Bij het niet toestaan van bepaalde zaken (bv. foto's) moeten wij ook tonen dat dit niet mag en eventueel zelfs tegengaan met validatie.

Ook moeten we over de verschillende klanten heen afstemmen welke generieke zaken omtrent GDPR bevraagd moeten worden en tot op welk niveau we de opsplitsing maken.

Is het mogelijk om een gemakkelijk overzicht te hebben van de dossiers van de kinderen? Zeker als er moet gekeken worden of alles nog klopt na de migratie. Nu is dit een blad per kind, maar bij initiatieven met heel veel kinderen is dit onbegonnen werk. Het zou ook heel handig zijn om een overzicht te hebben van de lege velden bij de kinddossiers

- Yannick Meys

 Beantwoord 

De bestaande data werd gemigreerd naar de nieuwe velden, er gaat dus geen info verloren. De zaken die nu fout staan, stonden vroeger ook al fout. Er is momenteel geen overzicht beschikbaar in de applicatie maar we kunnen dit wel toevoegen in een later stadium.

Verder lijkt het ons dat de ouders en de verblijven deze info stelselmatig zullen kunnen opkuisen en up-to-date houden. 

Een structuur in een telefoonnummer is wel handig. Alle cijfers aan elkaar geplakt overtypen op een telefoontoestel betekent vergrootglas gebruiken en met vinger of pen volgen. Wat is er mis met +32 495 45 15?

- Stefan Bourgeois

 Beantwoord 

Dit betreft een formateringsweergave en wij kunnen deze op eendere welke manier weergeven. Ook bv. met spaties. 

Het belangrijke punt om hier mee te nemen is dat we foute ingave tegengaan.

Kindfiche: optie toevoegen om aan te geven of een kind gefotografeerd mag worden, maar ook voor welke doeleinden de foto's gebruikt mogen worden:
- website
- sociale media
- nieuwsbrief
- ...
 Niet via opmerkingen veld maar gestructureerd en mogelijkheid om hierop te filteren.

- Steven Philippe

 Verder te bespreken 

De reden waarom dit in het voorbeeld in een apart opmerkingen veld staat is omdat onze klanten dit momenteel zo gebruiken. Wij zijn zeker voorstander om hier ook meer structuur in te brengen. Enkel komt hier veel bij kijken. 

- De ouders moeten dan ook zelf hun voorkeuren kunnen beheren.

- Bij het niet toestaan van bepaalde zaken (bv. foto's) moeten wij ook tonen dat dit niet mag en eventueel zelfs tegengaan met validatie.

Ook moeten we over de verschillende klanten heen afstemmen welke generieke zaken omtrent GDPR bevraagd moeten worden en tot op welk niveau we de opsplitsing maken.

Kunnen er foto's toegevoegd worden bij de afhaalcontacten?

- Cristel Lucas

 Beantwoord 

Momenteel is dit niet voorzien maar het is wel mogelijk om dit op dezelfde manier te voorzien als bij de kinderen. Dit lijkt ons naar veiligheid toe zeker een meerwaarde te kunnen zijn enkel is het verzamelen van alle foto's misschien niet evident tot we dit kunnen aanbieden in de Toddle for Parents app zodat de ouder zelf foto's kan toevoegen.

Aanvullend op mijn vorige opmerking foto's. Zo kan je als ouder en opvang zelf voor welke doeleinden een kind wel of niet gefotografeerd mag worden

- Steven Philippe

 Verder te bespreken

Dit is inderdaad ook onze doelstelling om na verloop van tijd dit te voorzien en door de ouder te laten beheren in de Toddle for parents app, net zoals alle andere informatie op het dossier. Dit kan vrij snel toegevoegd worden in 1 van de volgende versies als we eruit zijn welke zaken concreet bevraagd moeten worden.

Naam kindje toevoegen aan afbeelding QR-Code.

- Steven Philippe

 Beantwoord 

Momenteel niet voorzien sinds we gewoon de QR code als afbeelding afleveren achter de download link. We nemen de opmerking mee want we zien hier wel de meerwaarde van in.

Kan een opvanglocatie de QR code van een kindje scannen dat normaal niet gepland is bij haar en zo het kindje registreren? Bv bij een onverwachte vervanging?

- Trixie Sarens

 Beantwoord 

Ja, maar het kind moet wel gelinkt zijn aan het verblijf. Dit kan door een gedeelde loopbaan te hebben of als reserve opvang. Dan komt het kind in de blauwe bol te staan en zal na het scannen gevraagd worden om de planning van die dag voor het kind in te vullen.

Concreet kindje komt toe, om 9u00. Laat QR code scannen, hier zal op het scherm een planningscherm komen met de boodschap "Dit kind staat vandaag niet gepland wenst u een planning toe te voegen". U vult de planning in en het kindje zal dan meteen ingecheckt worden op het aankomst uur.

Kan je eenvoudig alle ouders van de AANWEZIGE kinderen mailen igv crisis?

- Sanne Tielemans

 Beantwoord  

Dit is een vraag naar een nieuwe feature die een stukje los staat van Toddle. Het is mogelijk om dit te voorzien in Toddle onder een snelle actie of in de backend bij het aanwezigheden scherm op dag niveau.

Echter zijn dit nieuwe ontwikkelingen dit momenteel niet voorzien zijn.

Niet alle ouders bij ons hebben toegang tot het voorkempen platform, zij moeten dus contact opnemen met ons indien ze hun wachtwoord vergeten zijn. Kan dit toegevoegd/aangepast worden bij "meer info" ?

- Jolien Dries

 Beantwoord  

De teksten in de applicatie (onder anderen de "meer info" knop) moeten nog helemaal op punt gesteld worden. Hierbij zullen we rekening houden met uw vraag. Let wel op hier kunnen we geen klant specifieke teksten zetten. Het zal dus steeds om een algemene verwoording gaan.

Is een aparte login mogelijk voor aanvraag loket en login Toddle? Heel onduidelijk voor de ouders dat dit over dezelfde login gaat. Ze linken hun aanvraag bij een Loket niet aan een heen-en weerschrift bij hun later KDV. Aanvraag gebeurt één jaar voor de start van een gebruik van de Toddle

- Marieke Demeulenaere

 Beantwoord  

Nee, de account is 1 account voor al onze toepassingen. Op het moment dat de inschrijving start kunnen jullie de ouder informeren of zijn wachtwoord resetten.

Bij Toddle lijkt het me handiger dat de messages prioriteit hebben op aanwezigheid. Dus wat in het oog moet springen als default

- Stefan Bourgeois

 Verder te bespreken  

Dit kunnen we in samenspraak bepalen want de standaard pagina is als je op het pijltje klikt. Ons lijkt dit eerder het dossier van het kind te zijn omdat alle andere zaken via snelle acties in te geven zijn.

Kan iemand die geen Toddle heeft die QR ook lezen? Dit in functie van gdpr als een code bijvoorbeeld aan een tas hangt.

- Stefan Bourgeois

 Beantwoord

Nee de QR code is een verwijzing naar een unieke ID in onze applicatie per installatie per kind en iemand die geen toegang heeft tot onze applicatie kan niets doen met deze nummer.

Is er een mogelijkheid om foto's te delen met ouders?

- Yannick Meys

 Verder te bespreken  

Momenteel is het enkel voorzien om berichten met de ouders te kunnen delen.

Foto's staat zeker op ons lijstje om later toe te voegen enkel moeten hier ook enkele praktische zaken verder bekeken worden.

- GDPR restricties

- Kostprijs opslagruimte van de foto's

- Hoe lang blijven de foto's beschikbaar

- Publiek toegankelijk of niet

Dit dient dus verder uitgewerkt te worden met jullie voor we dit kunnen aanbieden.

Bij de capaciteit kan je nu niet specifiëren hoeveel baby's je max wil inplannen. Enkel over de hele setting. Hierdoor moet je steeds maandplanningen erbij nemen om te zien dat er maar 2 baby's(max 6m) in een leefgroep gepland staan.

- Sara Jamart

Buiten scope webinar

Deze vraag lijkt ons niet van toepassing op de huidige webinar. De functionaliteit blijft zoals voorheen.

Kan je een lijst per dag/per week genereren waar de maaltijdvoorkeruen of-restricties/allergiën specifiek zodat je een mooi overzicht hebt en de maaltijden makkelijk kan bestellen

- Sara Jamart

 Buiten scope webinar  

Deze vraag lijkt ons niet van toepassing op de huidige webinar. De functionaliteit blijft zoals voorheen.

Heeft de toddle app ook een offline modus?

- Johan Pollenus

 Beantwoord  

Toddle heeft geen offline modus omdat dit technisch zeer complex is omdat je met registraties werkt. Er zijn ook zeer weinig apps die dit aanbieden.

Als oplossing voor verblijven die niet met wifi werken of te slechte wifi verbinding hebben. Bieden wij een web build aan van de Toddle zodat je deze via een url kan bezoeken op een vast toestel dat via de kabel aan het internet hangt.

Toddle zal toch ook beschikbaar zijn op windows, niet?

- Greet Poelvoorde

 Beantwoord  

Ja, wij beiden een web build aan van de Toddle zodat je deze via een url kan bezoeken op een vast toestel dat via de kabel aan het internet hangt. 

Deze versie zal echter wel enkele beperkingen hebben. Sommige zaken zoals QR code scannen, ... zijn niet mogelijk vanop een laptop.

In de back-end is het mogelijk om te configureren per initiatief of een initiatief het toelaat om medewerkers al dan niet extra producten te laten aanduiden?

- Yannick Meys

Beantwoord

Nee momenteel is het voor iedereen mogelijk van zodra een extra producten aan gemaakt zijn.

Kunnen ouders een bepaalde melding krijgen (push bericht?) bij een 'belangrijk' bericht in het schriftje?

- Eden Buysse

 Beantwoord 

Momenteel is dit niet voorzien, we hebben dit al technisch onderzocht maar hier komt veel bij kijken. Bovendien moeten de ouders dan ook zelf hun voorkeuren kunnen beheren, en deze af en op kunnen zetten voor bepaalde types meldingen.

Kortom zeker een feature die een meerwaarde kan bieden die we graag verder uitwerken. Echter zal dit niet aanwezig zijn in de eerste versie.

De gegevens van een kind (afhaalcontacten, allergie,…) zijn deze enkel in de back end aan te passen of ook via Toddle door ouder en/of onthaalouder?
 Het zou wel handig zijn als ouders deze gegevens up to date kunnen houden. 

- Geertrui  Gysen

 Beantwoord 

Dit is exact wat we willen doen. Echter is dit nog niet voorzien in de eerste versie maar dit zal een van de features zijn die vrij snel na de eerste release zal worden voorzien in de Toddle for Parents app.

Is het mogelijk om de opmerkingen te noteren in TODDLE, maar nog niet te versturen naar de ouders -bijvoorbeeld pas op het einde van de dag?

- Daniëlla Vanhaverbeke

Beantwoord

Dit is momenteel niet voorzien, wij zien niet in waarom de ouder het bericht niet op het moment zelf zou mogen zien. U kan ook steeds later de berichten aanvullen.

Gaat het berichtje versturen naar een noodcontact via sms of via toddle ouders?

- Sara Jamart

Beantwoord

Dit gaat via SMS. Alles in verband met contacten gebruikt de standaarden van GMS of Tablet. Dit luikt dient ook om rechtstreeks contact op te nemen met de ouders. Bv. als het kind niet is afgehaald.

Het luik omtrent heen schriftje dient om de ouder te informeren over de dag van het kind (informatief). Niet om de ouder te contacteren of om in dialoog te gaan met de ouder.

Kan de kindbegeleider ook een opmerking toevoegen voor de leidinggevende?  (die dan zoals nu in de backend verschijnt)

- Greet Poelvoorde

Verder te bespreken

Momenteel is dit niet voorzien in de huidige opzet. Als hier echter nood aan is kunnen we dit bekijken om dit in de toekomst terug toe te voegen.

Als kindjes eerst gepland moeten worden voor ze ingecheckt kunnen worden, zien wij in de backend dan nog duidelijk dat het kindje een dag extra is geweest (zodat een afwezigheid een andere dag in de week als "wissel" aangeduide kan worden?

- Jolien Dries

Beantwoord na extra info

Tactics : 

Het is ons niet duidelijk wat er bedoeld word met een andere dag als "wissel" aan te duiden en waarom u moet weten dat het kindje een dag extra is geweest.

Ons vermoeden is dat het hier gaat om een kindje dat vast bij onthaal ouder X komt maar een bepaalde dag bij de reserve onthaalouder Y komt ?

Dan moet de dag van de loopbaan dat ze normaal bij onthaal ouder X komt manueel ontplant worden en dan dient het kindje op voorhand of op de moment zelf geplant worden bij onthaalouder Y.

Of word er nog iets anders bedoeld ?

Jolien :

Het gebeurt soms dat een kindje de ene week een dagje minder komt en de andere week een dag extra. Om ervoor te zorgen dat er dan geen respijtdag wordt aangerekend, duiden wij dan in de backend ‘wissel’ aan.  

Bv : Opvangplan ma – di – do

Week 1 : aanwezig ma – di 

Week 2 aanwezig ma – di – do – vrij 

à In week 1 duiden wij donderdag als ‘wissel’ aan. 

Wanneer de KB het kindje eerst een opvangplan moet geven, gaan wij dan nog kunnen zien wat het oorspronkelijke opvangplan was ? Of zien wij enkel de aanpassing van de KB ? 

Is het dan nog mogelijk om deze wissel toe te kennen ? En zo ja, hoe doen wij dit best ?

Tactics : 

De normale planning blijft steeds zichtbaar in de loopbaan enkel kan u deze dus manueel overschrijven voor eenmalige afwijkingen.

Concreet wil dit zeggen dat als u manueel de dinsdag ontplant voor 1 week, dat in de loopbaan gewoon dinsdag zal blijven staan. Maar dat voor die week dinsdag niet geplant zal zijn en deze dag op manueel zal staan.

In het geval dat u hier aangeef als een kindje een dag minder komt in de ene week die niet aangerekend moet worden, dan kan u het kindje dus manueel ontplannen.

Dit gaat zowel via de Toddle als via de Backend mogelijk zijn.

Het is dan net alsof deze dag nooit is gepland geweest en deze dag zal dus niet gefactureerd worden. 

Een andere werkwijze, als u de originele planning niet wenst aan te passen maar toch niet wil dat deze gefactureerd word kan u de dag aanduiden als uitzondering en dan zal deze ook niet aangerekend worden. Let wel op er is momenteel niet zo iets als uitzondering "wissel", de W bij uitzondering staat voor WENDAG. 

Ook hier weer is dit iets dat afwijkt van de normale planning en deze dagen zullen dus manuele dagen worden. Voor de dagen dat het kindje dan extra komt plant u dan weer een extra manuele dag in.

Als je via toddle inplant, kan je dan ook een opmerking voor backoffice zetten zodat je dit als admin kan opvolgen?  Kunnen ze ook inplannen in toddle voor de komende dagen?

- Sara Jamart

 Beantwoord  

Momenteel is het niet voorzien om bij de planning nog een extra opmerking te zetten, dit is in de huidige versie ook niet voorzien. Dit kan eventueel wel toegevoegd worden indien relevant.

Je kan in Toddle inderdaad ook inplannen voor de komende dagen, dus in principe kan een verblijf zijn planning voor "ad hoc" aanwezigheden in de volgende dagen gewoon opmaken vanuit Toddle.

Het zou mogelijk moeten zijn om registraties te doen en opmerkingen te noteren, ook al zijn de planningsuren nog niet ingegeven. Zeker zolang het formulier "aanwezigheden" nog niet operationeel is (zie ook eerdere opmerking/bezorgdheid)

- Daniëlla Vanhaverbeke

 Beantwoord  

Nee, u dient dan op de moment zelf (of op voorhand) de planning in te geven. 

Als u op de dag zelf niet weet wanneer het kind komt. Selecteer je gewoon het kind in de blauwe bol (niet gepland) geeft dit kind een planning en registreert dan het kind.

Het formulier "aanwezigheden" waarover u spreekt zal in een latere fase beschikbaar komen en willen we na verloop van tijd ook aanbieden in de Toddle for Parents. Zoals eerder besproken moeten er eerst rond variabele opvangplannen nog enkele structurele aanpassingen gebeuren in de Backend.

Kan je overzicht gepland en aanwezig personeel  zien?

- Kristien Brosens

 Beantwoord 

Je kan via een rapport dat al in de applicatie zit, de geregistreerde uren van het personeel zien. Er niet zoiets als personeelsplanning in de applicatie. 

Echter is het wel zo opgezet om dit in de toekomst te kunnen doen als er vraag naar is.

Geven jullie ook aan hoe de switch van de ene toddle naar de andere gaat gebeuren? En wanneer dat gepland is.

- Greet Poelvoorde

 Beantwoord  

De switch zal in 2 fase verlopen. Eerst stellen we de nieuwe Toddle beschikbaar in de respectievelijk app stores. Deze zal nog niets doen maar bij opstart enkel een scherm geven met de datum wanneer de app in gebruik zal genomen worden. Op deze datum zal de oude Toddle ook niet meer beschikbaar zijn. 

Het is de bedoeling om de verblijven de tijd te geven om alvast de nieuwe Toddle te downloaden. Tot de release datum is het de bedoeling om de oude Toddle nog te blijven gebruiken. 

Op de release datum zal de oude Toddle niet meer werken en de nieuwe Toddle beginnen te werken. 

We doen dit op deze manier omdat niet al onze klanten zelf apps op hun toestellen kunnen downloaden en dus afhangen van de IT dient om dit in orde te brengen.

Zo hebben alle verblijven de tijd om in de overbruggings periode de nieuwe Toddle alvast klaar te zetten.

Kan een kinderbegeleider de voeding aanpassen in de TODDLE, vb. van borstvoeding naar puree? En is dit dan zichtbaar in de maaltijdenlijst?

- Daniëlla Vanhaverbeke

 Beantwoord  

Nee, de maaltijdenlijst is enkel voor VUB ontwikkeld op basis van de VUB specificaties. Dit staat totaal los van Toddle en zal ook niet gekoppeld worden hieraan.

Eens er een factuur werd opgemaakt, kunnen er dan nog aanwezigheden gewijzigd worden via Toddle? Kan dit verhinderd worden of toch minimum een waarschuwing geven. 

- Geertrui  Gysen

 Beantwoord  

Zodra een dag gefactureerd is zal deze in Toddle niet meer aanpasbaar zijn. Correcties hierop moeten in de Backend gebeuren sinds deze invloed hebben op de reeds opgemaakte facturen.

Als je bij een ongepland kind, een planning moet toevoegen op een dag dat het aanwezig is, kunnen er occassionele kinderen meer zijn bij onthaalouders.

- Joke Lievens

 Meer info nodig 

Deze vraag kon momenteel niet beantwoord worden er is meer info opgevraagd bij de persoon die de vraag gesteld heeft. Nadien zal het antwoord aangevuld worden.

Heeft dit dan geen gevolgen voor de RSZPPO? Vervolg van vraag hierboven

- Joke Lievens

 Meer info nodig 

Deze vraag kon momenteel niet beantwoord worden er is meer info opgevraagd bij de persoon die de vraag gesteld heeft. Nadien zal het antwoord aangevuld worden.

Laten jullie zo snel mogelijk een concrete datum weten? Zodat dit goed gecommuniceerd kan worden.

- Yannick Meys

 Beantwoord  

We willen een haalbare datum communiceren en in samenspraak met jullie de optimale release datum bepalen. 

Onze huidige planning is om in begin Januari de eerste release te doen om zo de verblijven gedurende Januari de tijd te geven om de app te downloaden.

En dan vervolgens eind Januari de overstap te maken. Maar dit is nog bespreekbaar op het Stedenoverleg.

Zijn de standaard berichten individueel instellen of is dit op opvanglocatie groep niveau?

- Trixie Sarens

 Beantwoord  

De standaard berichten zijn individueel per locatie in te stellen.

Update online handleiding als referentiewerk lijkt mij cruciaal

- Steven Philippe

 Beantwoord  

Ons doel is om stelselmatig de volledige handleiding aan te bieden in dit platform (Freshdesk). Dit zal echter enige tijd vragen.

Concreet zal dit willen zeggen dat we op moment van release van Toddle nog geen volledige handleiding ter beschikking zullen hebben.

Deze webinar zal echter wel voor iedereen beschikbaar zijn en we raden dan ook aan deze zeker te laten bekijken door de mensen die op de werkvloer staan. 

Verder staat ons support Team jullie ook met plezier bij moesten er vragen zijn omtrend de nieuwe functionaliteiten.

Gaan ouders op termijn ook kunnen reageren op een bericht? Want nu is het enkel een 'heen' schriftje.

- Griet  Mertens

 Verder te bespreken  

Wij zijn persoonlijk geen voorstander van een 'weer' luik toe te voegen. Het 'heen' schriftje dient om de ouder inzicht te geven in de dag van het kind, niet om in dialoog te gaan met de begeleidsters.

Ook ga je zo de verwachting van een chat creeëren bij de ouders die instant een reactie gaan verwachten en zo nog meer druk leggen op de kinderbegeleidsters.

Wel willen we de ouder en verbijf op andere manieren met elkaar laten communiceren.

- Door een notificatie systeem langs de kant van het verblijf.

bv: Op voorhand aan alle ouders of individuele ouder doorgeven om iets mee te brengen naar de creche

- Door een formulier langs de kant van de ouder.

bv: Gestructureerd dingen vragen aan het verblijf, een wissel van dag of later ophalen.

Dit alles dient echter nog verder uitgewerkt te worden maar een 'weer' luik lijkt ons niet de juiste oplossing voor de communicatie tussen ouder en begeleider.

Het klopt dat het Heen en weer schrifjte niet meer per mail verzonden wordt, hé? Dus ouders kunnen het enkel zien door in te loggen op de app?

- Greet Poelvoorde

 Beantwoord 

Dit klopt idd, het schriftje door mailen is geen sluitende oplossing om dit tot bij de ouder te krijgen. Veel logischer is dat de ouder dit gewoon op vraag kan raadplegen in de app.

Het zou ook fijn zijn als er via de app foto's kunnen geplaatst worden per kind om activiteiten weer te geven, rechtstreeks van de tablet naar de toddle app.

- Griet  Mertens

 Verder te bespreken  

Momenteel is het enkel voorzien om berichten met de ouders te kunnen delen.

Foto's staat zeker op ons lijstje om later toe te voegen enkel moeten hier ook enkele praktische zaken verder bekeken worden.

- GDPR restricties

- Kostprijs opslagruimte van de foto's

- Hoe lang blijven de foto's beschikbaar

- Publiek toegankelijk of niet

Dit dient dus verder uitgewerkt te worden met jullie voor we dit kunnen aanbieden.

 Zag in de presentatie dat de data op AWS staat. Hebben jullie dit laten goedkeuren door de Vlaamse Toezichtscommissie? Ik stel de vraag omdat er in 2020 een negatief advies is geweest van de VTC in verband met het gebruik van AWS.

- Johan Pollenus

 Beantwoord

Dit antwoord is te genuanceerd en technisch om hier volledig uit de doeken te doen.

Kortom komt het er op neer dat we op een manier die door de Vlaamse Toezichtcommissue is toegestaan AWS gebruiken

In 2020 heeft de VTC inderdaad een ongunstig advies gegeven met betrekking tot (Amerikaanse) cloudproviders.

Samen met onze DPO hebben we de risico's geïdentificeerd, zowel met betrekking tot de opslag van gegevens (AWS) als de verwerking van gegevens
(Tactics). Op basis van dit rapport hebben we alle processen binnen Tactics aangepast en tevens de nodige infrastructuurwijzigingen bij AWS doorgevoerd.

Jaarlijks voeren we een evaluatie uit om nieuwe maatregelen te overwegen om uw gegevens nog beter te beschermen.

De verwerkingsovereenkomst en richtlijnen zijn eerder aan alle DPO's van onze klanten verstrekt.

Voor meer informatie over hoe AWS met uw gegevens omgaat, kunt u hier terecht:
https://aws.amazon.com/compliance/gdpr-center/

Is er een timing voorzien voor het doorgeven van vakantie/aanwezigheden via de TODDLE for parents? Dit zou het aantrekkelijker maken om de app te downloaden als ouder.

- Daniëlla Vanhaverbeke

 Beantwoord

Nee, onze focus ligt nu op de oplevering van deze versie. Nadien kunnen we de scope en timing bepalen van verder functionaliteiten.